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FAQ outgoing

Cari studenti e care studentesse outgoing, in questa pagina troverete le risposte alle domande più frequenti che ci sono state poste negli anni da chi vi ha preceduto. L’Ufficio Rapporti Internazionali di Dipartimento gestisce quotidianamente una mole imponente di email che rischiano di rallentare il processo lavorativo e talvolta ci impediscono di dare risposte immediate ed esaurienti alle vostre domande. Potete aiutarci a svolgere al meglio il nostro servizio e a migliorare l’intero funzionamento dell’Ufficio leggendo con attenzione le risposte alle questioni sotto riportate. Non saremo in grado di rispondere a chi ci scrive per porci privatamente le stesse domande già contemplate nelle FAQ. Vi saremmo al contrario molto grati per tutti i suggerimenti che vorrete darci al fine di integrare le FAQ e renderle uno strumento di consultazione utile sia per chi sta per partire in Erasmus sia per chi già si trova nel paese estero.

Come compilare il Learning Agreement, slide informative incontro 30 maggio 2019 slide

A chi mi devo rivolgere?

Cosa compete all'Ufficio Rapporti Internazionali di Dipartimento?
L’Ufficio Rapporti Internazionali di Dipartimento, insieme ai referenti di area, può offrire consulenza e supporto agli studenti outgoing solo ed esclusivamente in relazione a questioni didattiche: compilazione del Learning Agreement (LA), approvazione del piano di studio estero, verbalizzazione del Transcript of Records (ToR) al ritorno. Per tutte le altre questioni (ad es. riscossione borsa, copertura assicurativa, et c.) si consiglia di consultare il sito Erasmus Manager.
A chi mi devo rivolgere per questioni relative alla borsa di studio?
All’ufficio Direzione Ricerca e Internazionalizzazione (Unità Mobilità Internazionale):

Bando per l’assegnazione delle mobilità Erasmus

Quando esce il bando per la mobilità Erasmus?
Il bando Erasmus viene bandito dall’Ateneo una volta l’anno, generalmente in primavera, e viene pubblicato sul sito Erasmus Manager. Tramite il proprio sito, anche il nostro Dipartimento dà avviso della pubblicazione del bando nella sezione Avvisi. Nel testo del bando viene inoltre indicata la data di riapertura dello stesso, solitamente in autunno (vedi FAQ seguente).
Nel bando viene indicata la data della sua riapertura. Cosa significa?
Significa che i periodi in cui si può presentare domanda per il bando Erasmus nel corso dell’anno sono due: a primavera e solitamente in autunno (settembre-ottobre, ma il periodo viene specificato nel bando), quando viene data la possibilità di concorrere per le sedi (studio) o per un numero di mesi (traineeship) non assegnati durante la prima apertura. È infatti probabile che non tutte le sedi siano state assegnate o che ci siano ancora dei mesi a disposizione degli studenti di FiLeli per svolgere il tirocinio oppure che ci siano state delle rinunce. Le borse ancora disponibili vengono quindi rimesse a bando. L’elenco delle sedi ancora libere verrà pubblicato sempre sul portale Erasmus Manager.
Quando escono le graduatorie dei vincitori?
Alla scadenza del bando la Commissione Erasmus di Dipartimento, coordinata dal CAI, prende in esame le domande pervenute e stila una graduatoria dei candidati in base ai criteri indicati nel bando e stabilisce l’assegnazione delle sedi. La graduatoria viene pubblicata nell’Albo ufficiale dell’Università di Pisa e sulla pagina Graduatorie Erasmus. Nella sezione Avvisi viene data notizia della pubblicazione della graduatoria.
C'è la possibilità di svolgere una mobilità Erasmus senza ottenere la borsa?
No, ogni studente che risulterà assegnatario della mobilità Erasmus avrà un contributo per il proprio soggiorno; l’entità di questo contributo varia in base al paese di destinazione e alla tipologia di mobilità (studio o traineeship); nel bando vengono specificati nel dettaglio questi aspetti.

Domanda di partecipazione al bando

A chi devo consegnare la domanda Erasmus?
La domanda puà essere compilata esclusivamente on-line attraverso il sito Erasmus Manager, utilizzando le proprie credenziali di Ateneo.

Learning Agreement (LA) e contratto

Cosa regola il contratto? Dove posso trovare questo documento?
Lo studente potrà partire solo dopo aver spedito il contratto e aver ricevuto comunicazione della controfirma da parte dell’Università di Pisa. Il contratto regola i rapporti tra lo studente e l’Università di Pisa, le questioni assicurative e quelle relative al contributo per la mobilità, inoltre soltanto dopo la controfirma del contratto lo studente acquisirà lo status di studente Erasmus. Il contratto è scaricabile da Erasmus Manager dopo aver caricato il LA before e aver ricevuto la sua approvazione da parte dell’Ufficio Rapporti Internazionali di Dipartimento. Il contratto va scaricato, firmato e inviato all’Ufficio Mobilità Internazionale dell’Università di Pisa seguendo le indicazioni contenute nelle linee guida allegate al bando Erasmus.
Cos'è il LA before?
Il Learning Agreement (LA) before the mobility è il piano di studi relativo al soggiorno estero. Esso deve contenere l’indicazione degli insegnamenti che si vogliono seguire all’estero e i relativi riconoscimenti che si intendono richiedere al momento del rientro a Pisa; il LA before deve essere firmato dal CAI di Dipartimento, dal referente Erasmus dell’istituzione ospitante e dallo studente. La compilazione del LA deve essere fatta con molta cura in quanto, al rientro in Italia, potranno essere riconosciuti solo gli insegnamenti indicati nel LA. Il LA viene firmato dal CAI solo dopo che lo studente avrà raccolto le approvazioni dei referenti d’area in relazione ai singoli corsi che intende frequentare all’estero.
Chi è il CAI? E chi sono i referenti di area?
Il CAI è il coordinatore dell’Area Internazionale del proprio dipartimento. Per informazioni più dettagliate vedi la pagina Contatti. I referenti di area sono i docenti a cui lo studente deve fare riferimento per l’approvazione del programma di studio all’estero. Nota bene: i referenti di area non sono sempre i docenti che impartiscono a Pisa l’insegnamento che si vorrebbe frequentare all’estero, ma sono docenti del nostro Dipartimento incaricati dai singoli corsi di studio (CdS) di verificare e approvare il piano di studio Erasmus per l’area disciplinare di competenza. Per l’elenco dei referenti d’area consulta la pagina Referenti di area per la compilazione del Learning Agreement.
Nella lista dei referenti d'area non trovo nessun nome per l'insegnamento che vorrei sostenere nella sede estera. A chi mi devo rivolgere?
Direttamente al CAI di Dipartimento.
Quali sono i passaggi per il riconoscimento poi dei cfu in carriera?
Leggi le procedure.
Quanti crediti posso/devo inserire nel LA? C'è un minimo o un massimo?
Il massimo dei cfu che si possono ottenere durante il periodo di mobilità è 60 per 12 mesi e 30 per 6 mesi. Un periodo di mobilità di 9 mesi vale, da questo punto di vista, come un anno intero. Per poter ottenere il saldo della borsa lo studente deve ottenere almeno 6 cfu nel corso di un soggiorno di 6 mesi o 12 cfu se il soggiorno dura per l’intero anno accademico.
Posso inserire nel LA corsi esteri per i quali non trovo un corrispettivo esatto nei piani di studio del mio corso di laurea?
In questo caso l’approvazione avviene direttamente tramite il CAI dopo una valutazione degli insegnamenti esteri selezionati qualora.
Chi deve autorizzare nel LA l'inserimento di cfu liberi?
L’autorizzazione ad inserire nel LA before (nella tabella B) cfu liberi è fatta dal CAI solo se si tratta di cfu derivanti da esami sostenuti all’estero il cui corrispettivo a Pisa non è incardinato nel nostro Dipartimento, in alternativa saranno ancora i referenti di area ad approvare il riconoscimento dei cfu liberi.
Nel sito dell'Università estera che mi è stata assegnata non è stata ancora pubblicata l'offerta formativa relativa all'anno accademico del mio soggiorno. Come posso compilare il LA?
Nei siti degli atenei non è sempre possibile trovare già in questo periodo indicazioni sull’offerta formativa dell’anno accademico a venire. È quindi previsto che selezioniate eventualmente gli insegnamenti, e indichiate i relativi crediti ECTS, sulla base dell’offerta formativa dell’anno in corso. Ci sarà tempo, prima di presentare il Learning Agreement, e soprattutto una volta arrivati nella sede assegnata, di apportare le modifiche necessarie (vedi FAQ seguente).
Posso modificare il LA?
Sì, entro un mese dall’arrivo nel paese estero è possibile compilare il LA during che riporta le modifiche al LA before. Generalmente il LA approvato prima della partenza ha una funzione di orientamento, ma è solo all’arrivo nella sede estera che gli studenti possono rendersi realmente conto del valore dei corsi e conoscere le diverse sovrapposizioni di orario che possono rendere difficile realizzare il programma di studio pensato in partenza. Le modifiche devono essere approvate via email dai referenti di area. Una volta ottenuta l’approvazione dei referenti di area, è necessario inviare via email all’Ufficio Erasmus di Dipartimento (erasmus@fileli.unipi.it) il LA during per la firma del CAI unitamente alla tabella riepilogativa modifiche LA during. Il LA during firmato anche dal referente della sede ospitante va caricato su Erasmus Manager.
Una volta firmato il LA definitivo, posso seguire corsi diversi da quelli indicati oppure corsi aggiuntivi?
La frequenza dei corsi può avvenire solo previo accordo con l’istituzione ospitante e il docente estero che impartisce l’insegnamento scelto. Tuttavia, i corsi non inseriti nel LA non potranno essere riconosciuti al rientro in Italia.

Prolungamento del soggiorno Erasmus

Come posso prolungare il mio soggiorno Erasmus?
È possibile prolungare il soggiorno Erasmus solo se:

  • conteggiando anche i mesi di prolungamento non si superano i 12 mesi massimi di mobilità consentiti per ciclo di studi;
  • la sede ospitante è disponibile a far prolungare la mobilità Erasmus;
  • si richiede il prolungamento entro 1 mese prima del termine della mobilità previsto nel contratto iniziale.

Quali sono le procedure per richiedere il prolungamento?
È necessario entrare nella propria pagina di Erasmus Manager (sezione prolungamento) e seguire i passaggi previsti tra cui la compilazione di un LA during con le date della nuova mobilità, da far firmare al CAI e dal referente estero.
I mesi di prolungamento sono coperti dal contributo Erasmus?
Se si tratta di Erasmus studio saranno coperti dal contributo solo i giorni di prolungamento che rientrano nel periodo massimo previsto dall’accordo con la sede estera (vedi Erasmus Manager); in caso di Erasmus traineeship, invece, il prolungamento non sarà coperto dal contributo.

Pratiche da svolgere in vista del termine della mobilità

Quale documentazione devo procurarmi in vista del rientro a Pisa?
Prima del rientro è necessario rivolgersi alla struttura estera ospitante per chiedere la compilazione e la sottoscrizione della sezione After the Mobility del LA. La data di firma della sede ospitante nella sezione After non deve precedere la data di fine mobilità indicata nel documento stesso, perché, in tal caso, la data di firma sarà considerata come data di fine mobilità. Capita che alcune sedi si rifiutino di compilare e firmare la parte di competenza della sezione After the mobility e preferiscano rilasciare o, spedire successivamente, un Transcript of Records (ToR). Il ToR può essere accettato come unico documento purché contenga tutte le informazioni richieste, comprese appunto le date effettive di inizio e fine mobilità. Nel caso in cui il ToR non riporti le date effettive di mobilità dovrà essere rilasciato dalla sede ospitante anche un certificato di durata che riporti tali indicazioni.
Cosa si intende per Transcript of Records (ToR)?
Il Transcript of Records (ToR) viene rilasciato dall’Università straniera ed è la trascrizione ufficiale delle prove di profitto previste nel LA. Nel ToR viene solitamente indicato il tipo di insegnamento, il titolo del corso, il numero dei crediti e il voto ottenuto con il superamento della prova di profitto.

Adempimenti necessari al momento del rientro a Pisa

Qual è la prima cosa da fare una volta rientrati dalla mobilità?
È importante consegnare all’ufficio internazionalizzazione del Dipartimento o inviare via email (erasmus@fileli.unipi.it) il LA after per la firma del CAI; il LA after deve contenere le titolature degli esami ‘pisani’ dei quali si chiede il riconoscimento e l’indicazione dei cfu a scelta libera e/o sovrannumerari (vedi oltre). Questa tabella finale deve tassativamente indicare il numero e la tipologia dei cfu dei quali si chiede il riconoscimento.
Cosa devo fare per ottenere il saldo della borsa?
Per ottenere il saldo della borsa lo studente dovrà accedere con le proprie credenziali al portale Erasmus Manager e inserire i dati richiesti, che devono corrispondere a quelli indicati nella sezione After the Mobility del LA, e fare l’upload della sezione After the Mobility perfezionata. Se al posto della tabella finale del LA la sede estera ha consegnato il ToR ed eventualmente il certificato con le date di arrivo e partenza (vedi sopra) questi documenti vanno caricati sul portale in un unico file pdf, insieme alla tabella del LA after the mobility firmata dal CAI. Nel suo complesso, la sezione After the Mobility del LA dovrà essere caricata nel portale Erasmus Manager obbligatoriamente entro 45 giorni dalla data effettiva di fine mobilità indicata nel documento stesso. Solo l’upload di tale documento permette di ottenere il saldo della borsa.
Come si verbalizzano gli esami Erasmus?
Gli esami Erasmus, attestati dal LA after the mobility o dal ToR rilasciato dall’Università straniera, devono essere riconosciuti dal CAI che farà riferimento alle autorizzazioni ricevute in fase di preparazione di LA before dai referenti di area (tranne che per gli studenti iscritti ai CdS in Informatica Umanistica, che devono rivolgersi direttamente alla dott.ssa Silvia Policella). Il CAI assegnerà il voto e l’Ufficio Erasmus di Dipartimento provvederà alla registrazione dei cfu in carriera dello studente: leggi i passaggi da effettuare.
Chi verbalizza gli esami Erasmus sul mio libretto personale cartaceo?
Gli esami sostenuti in Erasmus non devono essere registrati sul libretto personale, che deve riportare esclusivamente le registrazioni delle attività formative sostenute presso l’Università di Pisa. Gli esami sostenuti in Erasmus vengono inseriti direttamente nel portale Alice, e risultano quindi in forma elettronica.
Ho riportato un numero di crediti superiore a quelli necessari per completare il mio piano di studi. Esiste la possibilità di riconoscerli?
Le nuove disposizioni dell’Ateneo prevedono che tutti i cfu ottenuti all’estero non solo possano, ma debbano essere riconosciuti nella carriera dello studente, eventualmente come cfu sovranumerari da registrare nel Diploma Supplement (vedi FAQ seguente).
Che cos'è il Diploma Supplement?
Il Supplemento al Diploma è la certificazione integrativa del titolo conseguito al termine di un corso di studi in una università o in un istituto di istruzione superiore. Si tratta di un certificato che fornisce la descrizione, secondo un modello condiviso, della natura, del livello, del contesto, del contenuto e dello status degli studi effettuati e completati da ciascuno studente. La definizione del Diploma Supplement può essere utile specialmente per il traineeship. Se il traineeship vale solo come cfu extracurricolari, il Supplemento al Diploma è infatti l’unico documento che attesti ciò che lo studente ha fatto.
Grazie per la collaborazione!